שנת 2009 בפתח ועדיין רוב הארגונים מחזיקים מכונת פקס אחת לפחות (או שרות פקס חיצוני) . השאלה שנשאלת למה זה עדיין ככה ? מאמר זה לא יסביר באופן מדעי למה זה קורה אבל העובדות מדברות בעד עצמן, פרסומים של חברות הסקרים המובילות בעולם מציינות צפי גידול בשוק הפקס העולמי בכ- 8.2% בכל שנה . הסיבות שעדיין ארגונים רבים משתמשים במכונות פקס ו/או שרתי פקס הן תוצר של מספר סיבות , ביניהן :

1) הפקס עדיין יותר שכיח מאימייל - הרבה עסקים קטנים עדיין מחזיקים מכונת פקס ולא מחשב

2) אבטחה - תשתית העברת הפקס (קווי ה VOICE ) אינה מאפשרת להעביר וירוסים, תוכן זדוני ומכך אינה מאפשרת פריצה לתוך הארגון . להבדיל מאימייל שכולנו יודעים שחשוף לוירוסים, סוסים טרויאנים ועוד ועוד.

3) חתימה על מסמכים - נושא החתימה הדיגיטאלית עדיין לא סגור סופית מבחינת הסטנדרטים , ולכן לא מיושם עדיין בארגונים בצורה מקיפה . זאת הסיבה שכאשר רוצים מסמך חתום שולחים פקס שלו יש תוקף מבחינה משפטית .

4) FoIP או Fax Over IP - היום ניתן ללשלב את הפקס בעולם ה IP בצורה מלאה . עקב כך ארגונים מעדיפים ליישם זאת במקביל לדואר אלקטרוני ולשמור על קו הטכנולוגיה ללא הצורך לוותר עליה .

ללא ספק הפקס עדיין חי ובועט ! עכשיו נשאלת השאלה למה עדיין ממשיכים להשתמש במכונות פקס ולא בפתרון פקס ממוחשב או בעגה המקצועית שרת פקסים ?

כיום (כבר מאז שנת 95) ניתן לרכוש שרת פקסים לארגון במקום מכונת פקס או להשתמש בשרות פקס חיצוני ללא ה צורך ביישום מערכת כזובתוך הארגון. ההחלטה האם לרכוש וליישם מערכת פקס פנים ארגונית או להשתמש בשרות חיצוני היינה החלטה המתבססת לרוב על הצרכים והמגבלות התשתיתיות של הארגון .
לדוגמא חנות קטנה עם עובד אחד או שניים שכל מבוקשה לקבל פקסים (הזמנות) ויש לה מחשב , אינה צריכה מכונת פקס אלא יכולה להעזר בשרות פקס חיצוני . בעל העסק יכול להרשם לשרות פקס לאימייל של אחת מספקיות השרות ועל ידי כך לחסוך את עלויות החזקת מכונת הפקס קו הטלפון ,טונרים ודפים .

לעומת זאת , חברה עם מספר עובדים שבה יש רשת מחשוב, ובחברה משתמשים בפקס לשליחה וקבלה של עשרות פקסים ביום , סביר להניח שיהיה לה כדאי כלכלית ליישם שרת פקס פנימי, זאת לאור העובדה ששרת פקס פנימי יכול להציע פתרון מקיף יותר לחברה בעלות נמוכה יותר משרות חיצוני ובהחזר השקעה מהיר (ROI).

שרת פקסים ארגוני מציע את האפשרות לממשק (לממשק=לחבר) אליו אפלקציות ארגוניות כגון ; מערכת CRM , ERP, Outlook הנהלת חשבונו. ומצד שני להתממשק למרכזיית טלפונייה של הארגון לקבלת פקסים וניתובם באופן אוטומטי לתיבת הדואר האלקטרונית של משתמש ספציפי (או מספר משתמשים) . באמצעות שרת הפקסים ניתן אפילו להקצות מספר פקס אישי לכל משתמש ברשת ועל ידי כך לתת "פקס אישי" לכל אחד ואחד ממשתמשי החברה .

ניתוב פקסים הוא נושא מעט מורכב , זאת לאור התלות במרכזת הטלפוניה של הארגון או לחילופין בסוג החיבור לחברת הטלפוניה (בזק/הוט/פרטנר/סלקום) . להערכתי היום מעל 50% מהארגונים שיישמו מערכת פקס מחושבת משתמשים בפונקציית הניתוב לפי משתמש , ומכך מרוויחים או חוסכים את הצורך ברכישת מכונת פקס לכל משתמש ומשתמש. אתן לכם דוגמא לחסכון הנובע ממימוש שרת פקסים בארגון:
חברה ובה 50 עובדים 5 מכונות פקס (לכל מחלקה) האם כדאי לה ליישם שרת פקס ? בואו נראה מה ההוצאות שיש לחברה בשימוש במכונות פקס :אחזקת 5 קווי טלפון , 5 טונרים ותחזוקה של 5 מכונות פקס , תעשו אתם את החישוב השנתי הממוצע של ההוצאות לפי המספרים שציינתי ותראו שמדובר בעלות לא מבוטלת .
עכשיו, הסיבה העיקרית שיש לארגון 5 מכונות פקס (לרוב) היא בגלל נוחות בלבד, כלומר כל מכונה משרתת מספר אנשים במחלקה (לפעמים בגלל מרחק פיזי בין המחלקות) . כלומר בגלל נוחות לפעמים מחזיקים יותר מכונות פקס ממה שצריכם . דבר נוסף אין פקס אישי כך שפקסים מגיעים למכונת פקס ולעיתים אחד רואה את הפקס של השני וגם אם לא מדובר בפקסים אישים עדיין יש חשיפה של מידע .
יישום שרת פקס במקרה הזה יצריך שימוש ב 2-3 קווי פקס בלבד (כבר חסכנו לארגון במספר הקווים) , יוריד את כמות הטונרים בגלל שפקסים יגיעו בצורה ממוחשבת לדואר האלקטרוני ומשם יודפס רק מה שההכרחי , וכבר ציינתי שאפשר לוותר על חלק מהמכונות ? התשובה בהחלט שכן .

במקרה הזה החזר ההשקעה יחסית מהיר וברור, זאת עוד לפני שציינתיל את היתרונות והתועלות הנוספים הקיימים במימוש שרת פקסים , תועלות כגון ;
1) נוחות למשתמש במשלוח וקבלת פקסים ישירות למחשב האישי.
2), היום רוב הפקסים מודפסים ואז נשלחים בפקס .עם שרת פקסים המשלוח נעשה ישירות מהמחשב ללא צורך בהדפסה (עוד חיסכון לארגון)
3) אבטחת מידע- פקסים לא מסתובבים במשרד ואינם חשופים לעשרות זוגות עיניים , הפקס מגיע ישירות למחשב של המשתמש (פקס אישי) או למזכירה ומשם מנותב במייל למשתמש
4) ייעול תהליכים- היום ארגונים רבים שומרים העתקי פקסים או סורקים למערכות ניהול מסמכים, שרת הפקסים למעשה פותר את הארגון מהצורך בכך (לגמרי!)
5) ניהול מרכזי ואכיפת אחידות- בשימוש בשרת הפקסים ניתן לדעת בכל זמן נתון מי שלח וכמה , מה רמת השימוש במערכת . כמו כן ניתן לאכוף שימוש בדף מקדים ארגוני עם לוגו החברה , מניעת שליחת פקסים לחו"ל ועוד .להבדיל משימוש במכונות פקס ששם קשה מאד לקמט את ההוצאות / העלויות הקיימות בתחזוקה ובשימוש .

נדבך נוסף וחשוב המאפשר לפקס\"לשרוד" את המעבר לעולם ה IP (אתם יודעים VOIP ) , הוא המעבר לשימוש בטכנולוגיית FoIP או Fax Over IP . השימוש בטכנולוגיה זו מאפשר 2 דברים עיקריים :

1) אפשר ליישם שרת פקס ארגוני מבוסס תוכנה בלבד (לא צריך מודמים/כרטיסי פקס), מוזיל עלויות בתחזוקה ובהרחבה של שרת הפקס , על ידי ביטול התלות בתחזוקת חומרת המחשב על מנת להתאים לכרטיס הפקס (סלוטים משתנים ).

2) בארגונים מבוזרים / מסונפים ניתן לישם שרת פקס מרכזי אחד, ולתת פתרון ארגוני רוחבי שלם בצורה מהירה וקלה. פתרון פקס ארגוני מאפשר שמירה על אזורי החיוג המקומים של כל סניף וסניף של הארגון (לדוגמא ; סניף באזור חיוג 04 עדיין יוכל לשמור את מספר הפקס שלו באותו אזור חיוג). אופציה זו לא היתה כדאית טרום FoIP , מימוש שרת פקס בארגונים מבוזרים הצריך התקנת שרת פקס בכל סניף וסניף עם קישוריות לשרת פקס המרכזי.

לסיכום; פקס עדיין בקרבנו וימשיך להיות , יותר ויותר ארגונים יעברו ממכונות הפקס לשימוש במערכות הפקס ממוחשבות. ויותר ארגונים בעלי מערכות פקס ממוחשבות יעברו לשימוש בטכנולוגית FoIP .

מעניין מה יקרה עוד 10 שנים ? האם פקס עדיין יהיה בשימוש , לדעתי בהחלט שכן !

שלכם
ירון.ח